Mivel a COVID-világjárvány miatt világszerte munkavállalók milliói kezdtek először távmunkát végezni, kevesen tudták, mire is számíthattak. Ők csak azt a képet ismerték, amelyet az interneten terjedő "Dolgozz otthonról!" hirdetések sugalltak. Ha először végzel távmunkát, vagy azon gondolkodsz, hogy belevágsz a Home Office munka világába, érdemes előrelátónak lenni és vigyáznod a kockázatokkal és kihívásokkal. Minél korábban felismered, annál könnyebb lesz orvosolni a felmerülő problémákat. Ebben igyekszünk most segíteni Neked a 2 részes sorozatunkkal, tarts Velünk!
A saját idő beosztása és hatékony idő-management
Csábítóan hangzik, igaz? Nem kell többé reggel 6 órára beállítani az ébresztőt. Nem kell többé egész nap a fülkében ülnöd, és csak egy ócska órára mehetsz ebédelni. Beállíthatod a saját munkaidődet, és akkor dolgozhatsz, amikor kedved tartja. A szabadság a tiéd! Csakhogy ez nem így működik. A "rendes munkaidő" fogalma világszerte használatban van, mert hatékony időgazdálkodási eszközként működik. Ha meghatározott munkaidőd van, tudod, mikor kell dolgoznod, és mikor vagy szabad, hogy mással foglalkozz. Napokkal, hetekkel vagy hónapokkal előre tervezhetsz, mert tudod, hogy mikor fogsz dolgozni.
Jómeló.hu TIPP: Határozd meg a munkanapokat és a munkaidőt, és tartsd be őket. A legtöbb esetben ez vagy a rendszeres munkaidő fenntartását jelenti, vagy azt, hogy a munkaidődet a házastársad vagy a gyerekeid által fenntartott időbeosztáshoz igazítod. A Home Office munka során a hagyományos időbeosztás nem csak produktívabbá tesz, de lehetővé teszi azt is, hogy időt tölts azokkal az emberekkel, akik fontosak Neked.
Elmosódó határvonal a magánélet és a szakmai élet között
Az érem másik oldala, amikor otthonról dolgozol, már nincs egyértelmű földrajzi határvonal a munkahely és a személyes tér között. Ideális esetben az otthonod a pihenés, a biztonság helye. Ez az a hely, ahol tudat alatt nyugodt, laza lelkiállapotba kerülsz, és magad mögött hagyod a munkanapok stresszét. Sok távmunkás panaszkodik arra, hogy úgy érzi, mintha soha nem lenne szabadnapos. Mindig késztetést éreznek arra, hogy megnézzék az e-maileket, vagy hogy "még egy utolsó dolgot elintézzenek".
Jómeló.hu TIPP: Fizikai teret kell elkülöníteni a munkavégzéshez, külön az otthon többi részétől. Sokak számára ez egy otthoni irodát jelent. Ha van egy szabad hálószobád, könyvtárad, dolgozószobád, hivatalos étkeződ vagy más, ritkán használt helyiség az otthonodban, fontold meg annak átalakítását otthoni irodává, még ha csak ideiglenesen is. Ha lehetséges, zárd be az ajtókat munka közben, és tegyél ki egy "Ne zavarjanak" táblát.
Zavaró tényezők a Home Office munka során
Még akkor is, ha meghatározott időbeosztás mellett döntesz, és van egy külön hely a munkavégzéshez, a munkaidő alatt ténylegesen produktívnak maradni kihívást jelenthet, ha otthonról dolgozol. A személyes tárgyaid és a házimunkára emlékeztető emlékeztetőkkel körülvéve nehéz koncentrálni. Az olyan zavaró tényezők, mint a tévé, a könyvek és a szennyes elkezdenek hívogatni. Annak ellenére, hogy 12:30-ig tervezted, hogy ebédszünet előtt dolgozol, találsz egy kifogást a korai szünetre. Ha történetesen a családtagjaid is otthon vannak, nem haboznak minden adandó alkalommal félbeszakítani téged.
Jómeló.hu TIPP: Ügyelj arra, hogy eltávolítsd a zavaró tényezőket a munkaterületről. Ha nincs körülötted tévé vagy könyvek, kevésbé könnyen engedsz nekik. A zajszűrő fejhallgató segíthet elkerülni a zavaró hangokat, például azt, hogy a gyerekeid játszanak, vagy a házastársad a kedvenc műsorát nézi. Állíts fel szabályokat a családoddal, hogy ne zavarjanak távmunka közben, mondd meg nekik, hogy viselkedjenek úgy, mintha az irodában lennél.
Kontroll és felügyelet nélküli „szabadság”
Az emberek szeretnek panaszkodni a főnökeikre, pedig a főnökök fontos célt szolgálnak, irányítást és felügyeletet biztosítanak. Nemcsak azt mondják meg, hogy mit kell tenned, hanem visszajelzést is adnak arról, hogy hogyan haladsz a feladatoddal. Ha otthonról dolgozol, általában kevesebb felügyeletet és irányítást kapsz. A felettesed (vagy adott esetben az ügyfeleid) jellemzően nem ad annyi útmutatást, amelyre sok távmunkásnak kétségbeesetten szüksége van ahhoz, hogy a helyes úton maradjon a munkája elvégzése során.
Jómeló.hu TIPP: Így kerüld el az iránytalan végzetet
Ha egy munkáltatónál dolgozol, maradj szoros kapcsolatban a feletteseiddel. Kérdezd meg tőlük, hogy mely projekteket kell prioritásként kezelni, és mikorra várják az egyes „mérföldkövek” elérését. Minden héten legalább egyszer lépj kapcsolatba velük, hogy megbeszéljétek az előrehaladást, a kihívásokat és az ezek megoldására vonatkozó ötleteket. Tartsd őket minél közelebb magadhoz, hogy jobb és gyorsabb visszajelzést, iránymutatást tudjanak adni a közös cél érdekében. Ha saját magadnak dolgozol, kezdd a széleskörű heti célok kitűzésével. Ezután minden reggel határozz meg három kiemelt fontosságú feladatot. A kisebb teendőket, például az e-mailekkel való lépéstartást is beiktathatod, ha van öt szabad perced, de a legfontosabb, a nagyobb feladatokat tartsd szem előtt.
Kommunikációs és koordinációs kihívások
Elég nehéz produktív személyes megbeszéléseket tartani, hogy összehangoljuk a különböző csapattagok erőfeszítéseit, hogy összhangban maradjanak. Ha mindenki otthonról dolgozik, még nehezebbé válik, hogy azonos hullámhosszon maradjanak az olykor kissé unalmas meetingek alkalmával. Az emberek a nonverbális kommunikációra támaszkodnak, amikor beszélnek, de az e-mailek, telefonhívások, sőt még a videohívások is sok árnyalatot elvesznek a kommunikációnkból. Gondolj csak vissza arra, amikor legutóbb valaki félreértette az általad küldött e-mailt vagy szöveges üzenetet. Ez a probléma annyira jellemző a virtuális vállalkozásokra, hogy egy egész iparág alakult ki a megoldására. Az olyan csoportos együttműködési és kommunikációs eszközök, mint a GoToMeeting, kifejezetten azért léteznek, hogy megkönnyítsék a vállalatok számára a kapcsolattartást és a szervezettséget.
Jómeló.hu TIPP: Így kerüld el a kommunikációs végzetet
Ha főnök vagy felettes vagy, ütemezz heti telefonos vagy videokonferenciás megbeszéléseket a legfontosabb csapataiddal. Ellenőrizd az egyes csapattagok előrehaladását az előre egyeztetett teljesítmények és célok felé. Minden ülés végén határozz meg új eredményeket és célokat minden egyes személy számára. Kérd meg a csapat minden felelős tagját, hogy ismételje vissza ezeket, hogy megbizonyosodj arról, hogy teljes mértékben megértette őket. Csapattagként hasonlóképpen meg kell erősítened a prioritásaidat és feladataidat főnököddel és kollégáiddal, mielőtt nekilátnál azok elvégzéséhez. A virtuális kommunikáció túl sok teret enged a kétértelműségnek, ezért minden hívás, konferencia vagy e-mail végén ellenőrizd a feladatokat. Ugyanez az irányelv vonatkozik az ügyfelekkel és beszállítókkal kommunikáló önálló vállalkozókra is.
Tisztázatlan teljesítménymérők
A középszerű vezetők gyakran nem követik egyértelmű mérőszámokkal csapatuk teljesítményét. Szélsőséges esetekben a felettesek egyszerűen azt tartják szemmel, hogy a dolgozóik fizikailag mennyi ideig ülnek az asztaluknál. Ha a dolgozók távmunkában dolgoznak, a vezetők nem látják, hogy fizikailag a helyükön ülnek-e. Bár az íróasztal mögötti ülés nem számít munkának, a lusta vezetők gyakran hagyják, hogy a kevésbé szorgalmas dolgozók megússzák, amíg időben megjelennek a munkahelyükön, és minimális erőfeszítést tesznek azért, hogy egy kis munkát elvégezzenek.
Jómeló.hu TIPP: Így legyenek konkrét mutatók
A távmunkával mindez nem működik. A vezetőknek és a munkavállalóknak egyaránt kristálytisztán tisztázniuk kell, hogy pontosan mi jelenti a sikert a csapat minden egyes tagja számára. Pozíciótól függetlenül minden alkalmazottnak rendelkeznie kell legalább egy olyan kulcsfontosságú teljesítménymutatóval, amely azt tükrözi, hogy mennyire jól végzi a munkáját. Az ügyfélszolgálati munkatársak esetében például ezek lehetnek az ügyfelek visszajelzéseinek értékelései, amelyek a szolgáltatás minőségét jelzik, és a kiszolgált ügyfelek teljes száma, amely a mennyiséget mutatja.
Laza számlázási gyakorlatok
Ha az ügyfelek nem fizetnek ki időben - vagy egyáltalán nem -, az gyorsan kisiklathatja vállalkozást. Amennyiben alkalmazottként dolgozol, általában természetesnek veszed, hogy időben megkapod a fizetést. A vállalkozók és a szabadúszók viszont nem vehetik természetesnek a fizetést. Ehelyett számlázási és fizetési irányelveket kell létrehozniuk és betartatniuk.
Jómeló.hu TIPP: így kerüld el a kellemetlenséget
A munka elvégzése után azonnal professzionális megjelenésű számlát küldj, egyértelművé teszed vele ügyfeled számára, hogy elvárod a fizetést, méghozzá gyorsan. Ennek hangsúlyozására minden számlán szerepeltetni kell egy nagy, vastag betűs "esedékesség" feliratot. Egyes szabadúszók még az új ügyfelektől is kérnek előleget, mielőtt beleegyeznek a munka megkezdésébe.
Ne riadj vissza a fizetéssel kapcsolatos konfrontációtól, csak azért, mert aggódsz az ügyféllel való kapcsolat fenntartása miatt. Mint minden kapcsolat, ha nem szabsz határokat és elvárásokat, akkor az előbb-utóbb meg fog romlani. Vagy esetleg szükséged van nem fizető ügyfelekre is?
Írásban rögzítsd a fizetési irányelveid, és ha lehetséges, szóban is magyarázd el azokat. Közvetlenül a munka befejezése vagy egy feladat elvégzése után küldj ügyfeleidnek egy professzionális számlát, a számlán fel kell tüntetni a fizetési határidőt, valamint az ügyfél fizetési lehetőségeit. Ajánlj fel ügyfeleidnek több fizetési lehetőséget, hogy megkönnyítsd számukra a fizetést.
Motiváció és hosszú távú jövőkép
Ha nem vesz körül nap mint nap ambiciózus kollégák karrierorientált energiája, túlságosan könnyű rutinba csúszni. A távmunkások gyakran elkényelmesednek, elég pénzt keresnek a megélhetéshez, és szem elől tévesztik hosszú távú karriercéljaikat. Nem sétálnak el minden nap a sarki iroda mellett, nem csevegnek a munkatársakkal az elérhető új előléptetésről, és szem elől tévesztik mindazokat az emlékeztetőket, amelyek arra emlékeztetik őket, hogy nagyobb kihívást jelentő és kifizetődőbb munkát végezhetnének.
Jómeló.hu TIPP: A motivációs végzetet így kerüld el!
Írd le hosszú távú pénzügyi céljaid és karriercéljaid. Negyedévente legalább egyszer kérdezd meg a főnököd a cégen belüli előrelépési lehetőségekről. Hallgass motivációs és személyiségfejlesztő hangoskönyveket (vagy olvasd el a nyomtatott változatokat), illetve vegyen részt motivációs rendezvényeken és konferenciákon.
A kapcsolatépítés elmulasztása
Az otthoni munkavégzés, akár vállalkozóként, akár távmunkában dolgozó alkalmazottként, megkönnyíti, hogy eltűnj a saját kis gubódba. A kapcsolati tőke fejlesztése azonban továbbra is lényeges módja annak, hogy az alkalmazottak és a kisvállalkozók egyaránt relevánsak maradjanak. Ha nem szánsz időt és pénzt a költségvetésben a kiállításokra, a szakmai szövetségi tagságokra, a mesterkurzusokra és más iparági csoportokra, akkor elveszíted a kapcsolatot azokkal, akiknek a kezében van a karriered vagy vállalkozásod sikere szempontjából fontos hatalom. Maradj a szakmai közösségben, maradj releváns, és maradj a figyelem középpontjában, hogy senki ne felejtse el, ki is vagy Te.
Jómeló.hu TIPP: Hogyan kerüld el a kapcsolatépítési zsákutcát
Menj el évente legalább két szakkiállításra, és tölts naponta 20-30 percet azzal, hogy tájékozódj az iparágadról. Programozd be a hírolvasód, hogy küldjön Neked iparági híreket és blogbejegyzéseket. Önkénteskedhetsz szakmai szövetségek bizottságaiban és projektjeiben is. Kövesd a kapcsolatépítés legjobb gyakorlatait, függetlenül a kellemetlenségektől. Erőfeszítéssel jár, de az ügyfeleket lenyűgözi a tudás és az elkötelezettség, ami több üzletet jelent majd a számodra.
Végezetül…
A távmunka rengeteg előnnyel jár, a napi ingázás elhagyásától kezdve a rugalmasabb munkarendig és a világ bármely pontján való élés és munkavégzés lehetőségéig. De ne higgy a nagy felhajtásnak - ez még mindig munkát igényel, és minden előnyhöz kihívás is társul. Ez kétszeresen is igaz azokra a munkavállalókra, akiknek az iparágai még nem fogadták el széles körben a virtuális üzleti modelleket, de a COVID-19 járvány kitörésekor erre kényszerültek.
Reméljük sikerült számodra megvilágítanunk a Home Office munka jelentette nehézségeket, és egyben hasznos gyakorlati tanácsainkkal tudtunk egy kis plusszt hozzátenni karriered építéséhez is. És ne feledd! A jómeló.hu csapatára mindig számíthatsz, akár otthonról is!
